ম্যাটেরিয়াল কন্ট্রোল সাইকেল (Material Control Cycle)

মনে করো, জুবায়ের অ্যান্ড ব্রাদার্স একটি পোশাক উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান। এখানে পোশাক তৈরির জন্য বিভিন্ন রকম কাঁচামালের (Raw material) প্রয়োজন হয়। এসব কাঁচামাল সরবরাহকারীর কাছ থেকে ক্রয়/গ্রহণ করে স্টোরে মজুদকরণ, উৎপাদনে ইস্যুকরণ এবং ব্যয় সংক্রান্ত সকল হিসাব যথাযথভাবে লিপিবদ্ধকরণ গুরুত্বপূর্ণ। এ সংশ্লিষ্ট ধাপগুলো চক্রাকারে এবং ক্রমান্বয়ে আবর্তিত হয় যা ম্যাটেরিয়াল কন্ট্রোল সাইকেল হিসেবে পরিচিত।
ম্যাটেরিয়াল কন্ট্রোল সাইকেল-এর ধাপগুলো নিচে সংক্ষেপে তুলে ধরা হলো—

মালের চাহিদা (Material requisition): উৎপাদনকারী বিভাগের যখন গুদাম থেকে কাঁচামালের প্রয়োজন হয় তখন মালের চাহিদা দেওয়া হয়। উৎপাদনকারী বিভাগের একজন কর্মকর্তা মান চাহিদাপত্রে স্বাক্ষর করে অনুমোদন দিলে গুদাম থেকে চাহিদাকৃত মাল উৎপাদনকারী বিভাগে সরবরাহ করা হয় ।

ক্রয় চাহিদা (Purchase requisition): উৎপাদনকারী বিভাগে যাতে মজুদের ঘাটতি না পরে সেজন্য প্রতিষ্ঠান কর্তৃক সরবরাহকারীর নিকট থেকে যে পরিমাণ কাঁচামাল ক্রয়ের প্রয়োজন হয় তাকে ক্রয় চাহিদা বলে। ক্রয় চাহিদাতে একটি আনুমানিক পরিমাণ পণ্য ক্রয় করা হবে বলে আন্দাজ করা হয় ।

ক্রয় ফরমায়েশ (Purchase order): ব্রুয় চাহিদা নির্ণয় করার পর একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ কাঁচামালের উল্লেখ করে সরবরাহকারীকে যখন পণ্য ক্রয়ের বিষয়ে জানানো হয় তখন তাকে ক্রয় ফরমায়েশ বলে।

গ্রহণ (Receiving) : ক্রয় ফরমায়েশ অনুযায়ী সরবরাহকারী কর্তৃক পাঠানো পণ্য সঠিকভাবে বুঝে নেওয়াকেই গ্রহণ বলে।

গুদামজাতকরণ (Storing): উৎপাদনকারী বিভাগ হতে মালের চাহিদা না আসা পর্যন্ত কাঁচামাল সংরক্ষণ করাকে গুদামজাতকরণ বলে। প্রেরণ (Issuing) উৎপাদনকারী বিভাগ থেকে প্রাপ্ত মালের চাহিদা অনুযায়ী গুদামঘর থেকে উৎপাদনকারী বিভাগে কাঁচামাল পাঠানোকে প্রেরণ বলে।

ফ্রি-ইনভেন্টরি (Free-inventory) : ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনায় স্টোর বিভাগকে কী পরিমাণ মাল (Material) মুক্ত অবস্থায় আছে তা হিসাব রাখতে হয়। অর্থাৎ যে মালের জন্য উৎপাদন বিভাগ থেকে কোনো চাহিদাপত্র নেই এবং যেকোনো বিভাগকে ইস্যু করা যাবে তাকে ফ্রি-ইনভেন্টরি বলে। আমরা নিম্নলিখিত সূত্রের সাহায্যে ফ্রি-ইনভেন্টরির হিসাব করতে পারব।

ফ্রি-ইনভেন্টরি = মজুদকৃত ইনভেন্টরি (Inventory on hand) + ফরমায়েশাধীন মাল ( Inventory on order) চাহিদাপত্রের বিপরীতে নির্গমনের জন্য সিডিউল করা মাল (Inventory Scheduled for use)মালের আদেশ, গ্রহণ, মজুদ ও ইস্যু করার জন্য প্রয়োজনীয় দলিলাদি ( Necessary Document for ordering, receiving, storing and issuing materials)

মাল চাহিদাপত্র (Material requisition note) : কোনো উৎপাদনকারী বিভাগে (Production department) উৎপাদন কার্য সম্পন্ন করতে যে প্রয়োজনীয় কাঁচামাল দরকার তা পূর্বপরিকল্পনার ভিত্তিতে চিহ্নিত করা হয়। আলোচ্য বিভাগ কোন কাঁচামাল কত পরিমাণে প্রয়োজন তা উল্লেখ করে স্টোরের (Store) কাছে একটি মাল চাহিদাপত্র বা Material requisition note প্রেরণ করে। এর একটি কপি প্রেরণকারী বিভাগ নিজের কাছে সংরক্ষণ করে, আরেক কপি স্টোরে সংরক্ষিত হয় যা একটি গুরুত্বপূর্ণ উৎস প্রামাণিক দলিল (Source document) হিসেবে বিবেচিত। কারণ এর উপর ভিত্তি করেই পরবর্তীতে কাঁচামাল স্টোর থেকে উৎপাদনকারী বিভাগে ইস্যু (Issue) করা হবে।

ক্রয় চাহিদাপত্র (Purchase requisition note) : যখন স্টোরস বিভাগ থেকে কোনো কাঁচামালের মজুদ একটি নির্দিষ্ট সীমার কাছাকাছি নেমে আসে, স্টোরকিপার একটি পূর্বমুদ্রিত বিশেষ ধরনের ফরমের মাধ্যমে ক্রয় বিভাগ (Purchasing department)-এর কাছে ক্রয় চাহিদা পেশ করে। এই ফরম ব্রুয় চাহিদাপত্র (Purchase requisition note) হিসেবে পরিচিত। এ চাহিদাপত্রে মালের বিবরণ, বিক্রেতার ক্যাটালগ নাম্বার (যদি সরবরাহকারী নিয়মিত হয়), প্রত্যাশিত ডেলিভারি তারিখ ইত্যাদি ঘর থাকে। চাহিদাপত্রটি অবশ্যই দায়িত্বশীল অফিসার কর্তৃক অনুমোদিত (Approved) হতে হবে যাতে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা নিশ্চিত করা যায়। ক্রয় চাহিদাপত্রের তিনটি কপি তৈরি করা হয় যার মধ্যে মূল কপি ক্রয় বিভাগে প্রেরণ করা হয়। এক কপি সংশ্লিষ্ট চাহিদাদাতা বিভাগে এবং একটি কপি স্টোরের কাছে থাকে।

ক্রয় ফরমায়েশপত্র (Purchase order): ব্রুয় চাহিদাপত্র পাওয়ার পর, ক্রয় বিভাগ মালের উৎস তথা উপযুক্ত সরবরাহকারীর অনুসন্ধান করে। নিয়মিত ক্রয়ের ক্ষেত্রে সরবরাহকারী নির্ধারিত থাকে। নতুন কোনো সরবরাহকারী (Supplier) বাছাইয়ের ক্ষেত্রে Letter of inquiry আহ্বান করে সম্ভাব্য সরবরাহকারীদেরথেকে Quotation গ্রহণ করে। এরপর ক্রয় বিভাগ তুলনামূলক দর, বাট্টার হার, ডেলিভারির সময়, ঋণকাল (Credit period) ইত্যাদি তুলনা করে সরবরাহকারী চূড়ান্ত করে। অতঃপর ক্রয় বিভাগ পূর্বমুদ্রিত ক্রয় ফরমায়েশপত্র ( Purchase order) পূরণ করে মূল কপিটি সরবরাহকারীর নিকট পেশ করেন। এছাড়া একটি করে কপি হিসাব বিভাগ, মাল গ্রহণ বিভাগ (Goods received section), চাহিদাদাতা বিভাগে প্রেরণ করে।ক্রয় ফরমায়েশ পত্র পাওয়ার পর সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠান মাল সরবরাহ করে এবং পণ্য প্রদানের সাথে একটি। Delivery note ক্রেতা প্রতিষ্ঠানের মাল গ্রহণ বিভাগকে প্রদান করে যেখানে মালের বিবরণ ও পরিমাণ উল্লেখ করা থাকে।

মালামাল গ্রহণ পত্র (Goods received note) : প্রেরিত মালের চালান পাওয়ার পর সঠিক delivery note এবং মাল গ্রহণ বিভাগে থাকা ক্রয় ফরমায়েশ পত্র (Purchase order) এর কপির সাথে যাচাই বাছাই করে গ্রহণকারী কেরানি (Store clerk) মালের চালান গ্রহণ করে এবং সেই মর্মে মালামাল গ্রহণ পত্র (Goods received note) তৈরি করেন। তিনি এক কপি করে হিসাব বিভাগ ও চাহিদাদাতা বিভাগে প্রেরণ করেন।মাল ফেরত নোট (Material return note) মাল গ্রহণ করার পর স্টোর থেকে সংশ্লিষ্ট চাহিদাদাতা বিভাগে পূর্বে প্রেরণকৃত মাল চাহিদাপত্রের ভিত্তিতে নির্দিষ্ট পরিমাণে মাল (Material) পণ্য (Goods) উৎপাদনের উদ্দেশ্যে ইস্যু করা হয়। অনেক সময় উৎপাদন শেষে কিছু মাল উদ্বৃত্ত বা অবশিষ্ট থাকতে পারে। সেগুলো স্টোরে ফেরত পাঠানো হয়। কোন কোন মাল কী পরিমাণে স্টোরে ফেরত পাঠানো হয় তা চিহ্নিত করে উৎপাদন বিভাগ Material return note তৈরি করে এবং একটি কপি স্টোরে পাঠায়।ম্যাটেরিয়াল কন্ট্রোল সাইকেলের প্রয়োজনীয় দলিলাদি সম্পর্কে আমরা সম্যক ধারণা পেলাম। এবার স্টোর বিভাগের দৃষ্টিভঙ্গি থেকে চিন্তা করো স্টোরে বিভিন্ন Material এর মজুদের হিসাবরক্ষণে প্রয়োজনীয় রেকর্ড হালনাগাদ (Update) করতে কী কী দলিলের প্রয়োজন হবে তা দেখব।

বিন কার্ড (Bin card) : স্টোরে বিভিন্ন মালের গ্রহণ (Receipt), নির্গমন (Issue) এবং অবশিষ্ট পরিমাণ (Physical quantity) বিন কার্ডে (Bin card) লিপিবদ্ধ করা হয়। 
বিন কার্ড নিত্য মজুদ তালিকা (Perpetual inventory system) এর একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। বিন কার্ডে নতুন কোনো মাল সরবরাহকারীর থেকে গ্রহণ করলে Good received note-এর রেফারেন্স দিয়ে প্রাপ্তি কলামে রেকর্ড করা হয়। ঠিক তেমনি কোনো মাল উৎপাদন থেকে ফেরত আসলে Material return note-এর রেফারেন্স দিয়ে প্রাপ্তি কলামেলিপিবদ্ধ করা হয়। পক্ষান্তরে উৎপাদনের উদ্দেশ্যে ইস্যুকৃত মাল Material requisition note-এর রেফারেন্স দিয়ে Bin card-এর নির্গমন কলামে লিপিবদ্ধ করা হয়।